Постановление от 26.03.2013 г № 179-П
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа
В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности, приведения правил осуществления делопроизводства в соответствие с действующим законодательством Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденную постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 года N 300-П.
Губернатор
Ямало-Ненецкого автономного округа
Д.Н.КОБЫЛКИН
ИЗМЕНЕНИЯ,
КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
1.В разделе I:
1.1.пункт 1.1 дополнить абзацем следующего содержания:
"На этих же принципах осуществляется документационное взаимодействие с органами государственной власти автономного округа, местного самоуправления в автономном округе, организациями и предприятиями, являющимися участниками региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее - РМСЭД).";
1.2.пункт 1.5 дополнить абзацем следующего содержания:
"По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены правовыми актами автономного округа, положения настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами автономного округа.";
1.3.абзац первый пункта 1.6 после слов "с использованием СЭДД" дополнить словами "и РМСЭД".
2.В разделе III:
2.1.в подразделе 3.1:
2.1.1.абзац первый пункта 3.1.1 изложить в следующей редакции:
"3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе в Правительстве автономного округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Электронные документы создаются в форме регистрационно-контрольных карточек соответствующих баз данных СЭДД или РМСЭД. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.";
2.1.2.подпункт 3.1.2.2 пункта 3.1.2 дополнить подпунктом следующего содержания:
"а-1) поручения заместителя Губернатора автономного округа;";
2.2.в подразделе 3.2:
2.2.1.наименование изложить в следующей редакции:
"3.2. Оформление документов на бумажном носителе";
2.2.2.абзац двадцать девятый пункта 3.2.14 изложить в следующей редакции:
"или должностным лицамРуководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Главам (главам местных администраций) городских округов и муниципальных районов в Ямало-Ненецком автономном округе";
2.2.3.в абзаце втором пункта 3.2.15 слова "утверждается должностным лицом" заменить словами "утверждается уполномоченным должностным лицом";
2.2.4.пункт 3.2.17 дополнить абзацем следующего содержания:
"При оформлении документа средствами СЭДД наименование либо аннотация документа вносится в РКК в поле "Заголовок".
";
2.2.5.пункт 3.2.19 дополнить абзацем следующего содержания:
"При оформлении документа средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле "Текст".
";
2.2.6.в пункте 3.2.23:
2.2.6.1.абзац третий после слов "(инициалы, фамилия)" дополнить словами ", проставляемой в виде штампа или рукописным способом";
2.2.6.2.абзац десятый изложить в следующей редакции:
"Допускается полистное визирование документа и его приложений. В этом случае дополнительного заверения визы печатью или иным способом не требуется. Расшифровка подписи указывается на первом и последнем листах визируемого документа, а также на листах, на которых предусмотрена подпись руководителя или вышестоящего должностного лица.";
2.2.7.абзац десятый пункта 3.2.25 изложить в следующей редакции:
"Электронные документы и электронные копии документов могут быть подписаны или заверены электронной подписью уполномоченных должностных лиц в порядке, определяемом Правительством автономного округа. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или ответственным делопроизводителем, осуществившим его получение средствами СЭДД, РМСЭД или на закрепленный адрес электронной почты.".
3.В разделе IV:
3.1.абзац первый пункта 4.1.6 подраздела 4.1 дополнить предложениями следующего содержания: "Обеспечение доступа должностных лиц, указанных в листе согласования, к прилагаемым к проекту правового акта документам, прошедшим регистрацию с использованием СЭДД, возлагается на автора/исполнителя проекта правового акта. В случае отсутствия такого доступа такие документы представляются на бумажном носителе.";
3.2.в подразделе 4.3:
3.2.1.абзацы второй - четвертый пункта 4.3.1 изложить в следующей редакции:
"- обязательные визирование исполнителем проекта правового акта каждой страницы проекта правового акта, включая приложения, и подписание автором проекта правового акта листа согласования и пояснительной записки;
- согласование юридической(им) службой (отделом) исполнительного органа государственной власти автономного округа, подконтрольного или подчиненного автору проекта правового акта;
- согласование с главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, в отношении которых проект содержит предписания, а также по вопросам, входящим в их компетенцию;";
3.2.2.в пункте 4.3.2:
3.2.2.1.абзац второй дополнить словами "и заместителем Губернатора автономного округа, курирующим данную сферу деятельности";
3.2.2.2.абзац третий изложить в следующей редакции:
"- по вопросам, связанным с управлением имуществом автономного округа, с директором департамента имущественных отношений автономного округа, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части управления имуществом, и заместителем Губернатора автономного округа, курирующим данную сферу деятельности;";
3.2.3.в пункте 4.3.3:
3.2.3.1.в абзаце первом слова "регистрации проекта правового акта в согласующем органе" заменить словами "поступления проекта правового акта согласующему органу";
3.2.3.2.дополнить абзацем следующего содержания:
"При направлении проекта правового акта на согласование главам (главам местных администраций) муниципальных образований в автономном округе исчисление срока осуществляется с даты регистрации получателем сопроводительного письма.";
3.2.4.в пункте 4.3.5:
3.2.4.1.абзац первый дополнить словами "в два этапа";
3.2.4.2.абзац второй после слов "автономного округа" дополнить словами "и при необходимости главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе";
3.2.4.3.абзац шестой изложить в следующей редакции:
"Проект правового акта с листом согласования направляется на согласование на бумажном носителе, а приложения к проекту правового акта и необходимые для его согласования документы - в электронной форме средствами СЭДД в виде файлов, установленных настоящей Инструкцией форматов.";
3.2.5.пункт 4.3.7 дополнить абзацем следующего содержания:
"Результат согласования проекта правового акта главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе может быть оформлен отдельным письмом с указанием наименования проекта правового акта и результатом его согласования. Заключение или редакционные правки исходного текста при наличии прилагаются к данному письму.";
3.2.6.в абзаце первом пункта 4.3.8 слово "визирования" заменить словами "согласования с ним";
3.2.7.пункт 4.3.9 изложить в следующей редакции:
"4.3.9. Доработка проекта правового акта и формирование новой версии проекта правового акта осуществляется после завершения этапа процедуры согласования и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта замечаний, изложенных в заключении или указанных по тексту и принятых автором проекта.
В случае представления замечаний и возражений, выходящих за пределы установленной сферы деятельности согласующего органа, представившего их, такие замечания и возражения могут не учитываться автором проекта.
Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в новую версию проекта правового акта согласующих органов возлагается на автора проекта.
Предыдущая версия проекта правового акта с приложением всех заключений и правок по тексту прилагаются при наличии к варианту, направляемому на согласование.
Подготовленная новая версия проекта правового акта оформляется с учетом:
- добавления номера текущей версии проекта правового акта в верхнем правом углу первого листа даты ее создания в каждом указании наименования проекта правового акта (в скобках);
- сохранения даты первоначального варианта (первой версии) проекта правового акта, указанной на листе согласования.
Новая версия проекта правового акта направляется на повторное согласование (при необходимости и наличия заключений по предыдущей версии), следующий этап согласования или правовую экспертизу.";
3.2.8.абзац первый пункта 4.3.10 изложить в следующей редакции:
"Окончательный вариант проекта правового акта передается на правовую экспертизу.";
3.3.в подразделе 4.4:
3.3.1.пункт 4.4.1 изложить в следующей редакции:
"4.4.1. При поступлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа в аппарате Губернатора автономного округа осуществляется проверка комплектования пакета документов, а именно наличие всех приложений к проекту правового акта, пояснительной записки, листов согласования, заключения правовой экспертизы, выявленных замечаний юридико-технического характера, и регистрация в базе данных СЭДД "Входящие документы" (ВхД) по виду правового акта.
В случае выявления несоответствия представленного пакета документов требованиям настоящей Инструкции он возвращается в орган исполнительной власти, направивший данный проект на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа, для устранения выявленных нарушений.
О поступлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа аппарат Губернатора автономного округа уведомляет средствами СЭДД автора или исполнителя проекта правового акта и запрашивает электронную версию окончательного варианта проекта правового акта.
Электронная версия окончательного варианта проекта правового акта с сопроводительным электронным письмом средствами СЭДД направляется в уполномоченное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа в виде файлов в форматах, установленных настоящей Инструкцией. Письмо и приложения к нему средствами СЭДД подписываются автором или исполнителем проекта правового акта. Автор/исполнитель проекта правового акта несет персональную ответственность за соответствие представленного в электронном виде проекта правового акта оригиналам на бумажном носителе.";
3.3.2.пункт 4.4.2 изложить в следующей редакции:
"4.4.2. В аппарате Губернатора автономного округа в полученный в электронном виде текст правового акта вносятся выявленные при проведении правовой экспертизы замечания юридико-технического характера, указанные по тексту проекта правового акта на бумажном носителе, и при необходимости проводится форматирование текста в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами оформления проектов правовых актов. В случае обнаружения на данном этапе значительных, многочисленных или имеющих принципиальное значение расхождений между полученными вариантами (на бумажном носителе и в электронной форме) либо при несоответствии оформления проекта правового акта форматам, установленным настоящей Инструкцией, проект правового акта возвращается автору без проведения лингвистической экспертизы для устранения выявленных расхождений.
Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного текста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении грамматических ошибок.
В случае выявления замечаний лингвистического характера аппарат Губернатора автономного округа имеет право самостоятельно внести необходимые изменения в части соответствия текста правилам русского языка или при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста направить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.
После проведения лингвистической экспертизы проект правового акта переносится на бланк с воспроизведением герба автономного округа в соответствии с видом документа.";
3.3.3.в пункте 4.4.12 слова "(www.Правительство.ЯНАО.РФ)" заменить словами "(http://правительство.янао.рф)".
4.В разделе V:
4.1.в пункте 5.4.1 подраздела 5.4:
4.1.1.абзац второй изложить в следующей редакции:
"- обязательные визирование исполнителем каждой страницы проекта договора (соглашения), включая приложения, и подписание автором проекта листа согласования и пояснительной записки;";
4.1.2.в абзаце третьем слова "сотрудником юридической службы (отдела)" заменить словами "юридической(им) службой (отделом)";
4.2.в подразделе 5.5:
4.2.1.пункт 5.5.5 изложить в следующей редакции:
"5.5.5. Подписанное распоряжение о заключении договора (соглашения) регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день подписания. Договор (соглашение) регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день представления экземпляра автономного округа или Правительства автономного округа договора (соглашения), подписанного всеми сторонами.";
4.2.2.абзац второй пункта 5.5.6 после слов "об одобрении договора (соглашения)" дополнить словами ", согласовывает в порядке, установленном настоящей Инструкцией для согласования проекта правового акта,";
4.2.3.пункт 5.5.7 дополнить абзацем следующего содержания:
"В случае подписания и представления другой стороной контрагентом экземпляра договора (соглашения), не парафированного путем проставления на каждой странице текста договора (соглашения) соответствующего штампа Правительства автономного округа, автор проекта договора (соглашения) заверяет надлежащим образом представленную редакцию текста договора (соглашения) и обеспечивает внесение соответствующих изменений в распоряжение Правительства автономного округа. Рассылка копий данного заключенного договора (соглашения) осуществляется после принятия распоряжения Правительства автономного округа о внесении соответствующих изменений.".
5.В разделе VI:
5.1.в подразделе 6.3:
5.1.1.пункт 6.3.7 дополнить абзацем следующего содержания:
"Направление писем на руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации за подписью должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, не допускается.";
5.1.2.пункт 6.3.9 дополнить абзацем следующего содержания:
"Ответные письма на запросы, поступившие на имя первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, подписываются ими без ограничений, вне зависимости от корреспондента.";
5.1.3.в абзаце втором пункта 6.3.12 слова "региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее - РМСЭД)" заменить словом "РМСЭД";
5.2.в подразделе 6.4:
5.2.1.абзац первый пункта 6.4.1 дополнить предложением следующего содержания: "Поручения первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа принимаются по вопросам, отнесенным к компетенции члена Правительства автономного округа, и содержат указания по исполнению в отношении координируемых или возглавляемых исполнительных органов государственной власти автономного округа.";
5.2.2.пункт 6.4.3 дополнить абзацем следующего содержания:
"Проведение правовой экспертизы поручений Губернатора автономного округа осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.";
5.2.3.в пункте 6.4.4:
5.2.3.1.в абзаце первом слова "Поручения Губернатора автономного округа и первых заместителей Губернатора автономного округа" заменить словами "Поручения Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа";
5.2.3.2.абзац второй после слов "первых заместителей" дополнить словами "и заместителей";
5.2.4.абзац второй пункта 6.4.5 изложить в следующей редакции:
"Доведение до исполнителей поручений первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа возлагается на делопроизводителей секретариата.";
5.2.5.пункт 6.4.6 изложить в следующей редакции:
"6.4.6. Внесение изменений в ранее принятые поручения или признание их утратившими силу осуществляется путем принятия нового поручения.";
5.3.в подразделе 6.5:
5.3.1.пункт 6.5.5 изложить в следующей редакции:
"6.5.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "на Ваш".
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя).
Знаки следует писать: "!" - ВСК; "N" - НР; "@" - собака.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком "=". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.";
5.3.2.абзац второй пункта 6.5.7 признать утратившим силу;
5.3.3.пункт 6.5.8 изложить в следующей редакции:
"6.5.8. Проекты телеграмм визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к проектам отправляемых писем.
Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК СЭДД с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на делопроизводителей секретариата.".
6.В разделе VII:
6.1.дополнить абзацами следующего содержания:
"При регистрации документа, отнесенного в дело с установленным сроком хранения "5 лет ЭПК", ответственный делопроизводитель выдает экспертное заключение об установлении срока хранения документа. При экспертном заключении об установлении документу постоянного срока хранения он отмечается особо:
- при регистрации в СЭДД: установлением отметки "Экспертиза ценности" в РКК документа (по умолчанию);
- при журнальной форме регистрации: штампом "Постоянно".
Документы, прошедшие регистрацию с использованием СЭДД и наличием в РКК электронной копии (для документов на бумажном носителе) или содержания (для электронных документов), подписанного или заверенного электронной подписью, отнесенные в дела со сроком хранения до 5 лет или отсутствием экспертного заключения об установлении постоянного срока хранения (далее - документы СЭДД временного срока хранения), в дела на бумажном носителе не оформляются.";
6.2.в подразделе 7.1:
6.2.1.абзацы четвертый и пятый пункта 7.1.2 изложить в следующей редакции:
"При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма за подписью руководителя службы делопроизводства о невозможности доставки адресату.";
6.2.2.в пункте 7.1.5:
6.2.2.1.в абзаце втором слово "ответственными" исключить";
6.2.2.2.в абзаце третьем слово "должны" заменить словом "могут";
6.2.2.3.дополнить абзацем следующего содержания:
"Прием факсимильных сообщений от участников РМСЭД не осуществляется.";
6.3.абзац второй пункта 7.2.1 подраздела 7.2 после слов "в день поступления." дополнить словами "Проверка поступления таких документов осуществляется не реже одного раза в день.";
6.4.пункт 7.4.2 подраздела 7.4 дополнить абзацем следующего содержания:
"Подготовка и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или исполнительный орган государственной власти автономного округа, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе ответственным за его документационное обеспечение, который также осуществляет и контроль за исполнением документов коллегиального органа, если в них не указано иное.";
6.5.пункт 7.5.3 подраздела 7.5 после слов "вида и способа доставки" дополнить словами ", в т.ч. в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты,".
7.В разделе VIII:
7.1.в подразделе 8.1:
7.1.1.в абзаце втором пункта 8.1.4 слово "ответственными" исключить;
7.1.2.в пункте 8.1.6:
7.1.2.1.в абзаце первом слова "службы делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа" заменить словами "службы делопроизводства";
7.1.2.2.в абзаце втором слова "служба делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа ответственным" заменить словами "служба делопроизводства оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа";
7.2.в подразделе 8.3:
7.2.1.абзац второй подпункта 8.3.2.1 пункта 8.3.2 изложить в следующей редакции:
"Экспертиза ценности документов Правительства автономного округа проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.";
7.2.2.в подпункте 8.3.3.1 пункта 8.3.3 слова "соответствующих секретариатов" заменить словами "ответственными делопроизводителями";
7.2.3.абзац второй подпункта 8.3.5.3 пункта 8.3.5 изложить в следующей редакции:
"Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.".
8.В разделе IX:
8.1.в подразделе 9.1:
8.1.1.в пункте 9.1.4 слово "их" заменить словом "ответственными";
8.1.2.пункт 9.1.5 после слов "электронных документов" дополнить словом "ответственный";
8.2.в подразделе 9.2:
8.2.1.пункт 9.2.1 изложить в следующей редакции:
"9.2.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.
Отправка осуществляется с адресов электронной почты в адресном пространстве исполнительных органов государственной власти автономного округа (gov.yanao.ru).
Передача информации, отнесенной в соответствии с федеральным законодательством, законодательством автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.";
8.2.2.пункт 9.2.3 после слов "в СЭДД" дополнить словами "по месту отправки";
8.3.в абзаце втором пункта 9.3.2 подраздела 9.3 слова "формата RTF" исключить.
9.В разделе X:
9.1.абзац восьмой пункта 10.1.12 раздела 10.1 дополнить предложением следующего содержания: "Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день ее наступления).";
9.2.пункт 10.2.10 подраздела 10.2 дополнить абзацем следующего содержания:
"Регистрация ответов на запросы, поступившие на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа и прошедшие регистрацию в службе делопроизводства, осуществляется службой делопроизводства, вне зависимости от должности должностного лица, подписавшего ответ и формы его направления (на бумажном носителе, средства электронной почты и т.д.).".
10.В разделе XI:
10-1.пункт 11.1.2 подраздела 11.1 изложить в следующей редакции:
"11.1.2. В целях учета бланков типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте производится их нумерация. Уникальный порядковый номер и при необходимости серия проставляются на оборотной стороне в верхнем левом углу.";
10.2.в абзаце четвертом пункта 11.2.5 подраздела 11.2 слова "системы электронного документооборота и делопроизводства" заменить словом "СЭДД".
11.Дополнить Инструкцию приложением N 9 (1) следующего содержания: