Постановление от 04.05.2011 г № 131/825

Об итогах проведенных проверок документационного обеспечения, порядка формирования документов для передачи в архив, ведения персональных данных об избирателях, участниках референдума, учета технологического оборудования

Заслушав информацию секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасовой о результатах проверки документационного обеспечения, порядка формирования документов для передачи в архив, ведения персональных данных об избирателях, участниках референдума, учета технологического оборудования в территориальных избирательных комиссиях Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа отмечает.
В соответствии с планом-графиком выездов в территориальные избирательные комиссии секретарем Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) О.А.Тарасовой, руководителем информационного центра Аппарата Избирательной комиссии автономного округа А.В.Иваненко, специалистом-экспертом отдела правового обеспечения и организационно-методической работы Аппарата Избирательной комиссии автономного округа М.Ю.Юнусовой осуществлена проверка документационного обеспечения, порядка формирования документов для передачи в архив, ведения персональных данных об избирателях, участниках референдума, учета технологического оборудования в 9 территориальных избирательных комиссиях (далее - ТИК).
В ходе проверки установлено следующее.
Во всех ТИК ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссий, в том числе за подготовку заседаний комиссии, оформление принятых решений ТИК и протоколов заседаний, методическое руководство организацией делопроизводства, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив возложены на секретаря.
Организационная основа деятельности ТИК обеспечена заверенной копией Закона Ямало-Ненецкого автономного округа "Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Ямало-Ненецком автономном округе", регламентами ТИК, которые утверждены решениями и направлены в Избирательную комиссию автономного округа и размещены на Интернет-сайте избирательных комиссий. Учитывая, что ТИК сформированы в ноябре - декабре 2010 года, Инструкция по делопроизводству и номенклатура дел находятся на согласовании в отделе по делам архивов соответствующего муниципального образования. Несмотря на это, делопроизводство в ТИК ведется в соответствии с указанными документами. Порядки хранения, передачи в архив и уничтожения избирательных документов, связанных с проведением выборов разного уровня, сформированы в отдельное дело. Решениями ТИК сформированы экспертные комиссии и утверждены положения о них, которые согласованы с отделом по делам архивов соответствующего муниципального.
Порядок прохождения документов соответствует Инструкции по делопроизводству: входящие и исходящие документы регистрируются в журналах регистрации, которые в том числе ведутся и в электронной форме, где подробно отражается весь ход работы с документами, а также отражается контроль за исполнением документов, осуществляемый секретарем ТИК.
Информирование председателя ТИК о выполнении поручений и контрольных документов производится ежедневно. Заведен отдельный журнал регистрации обращений граждан. Все журналы регистрации прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Вся входящая корреспонденция на первом этапе поступает к секретарю ТИК для регистрации, а затем передается для наложения резолюции председателю ТИК, после чего передается исполнителю с занесением резолюции в журнал регистрации. Однако в ТИК города Нового Уренгоя сложилась иная система прохождения документов, при которой входящий документ сначала поступает председателю ТИК, а затем с резолюцией - секретарю ТИК для регистрации. Необходимо отметить, что подобный подход к документообороту не соответствует общим правилам делопроизводства в организации, инструкции по делопроизводству, вследствие чего необходимо придерживаться установленных правил прохождения документов.
Отправка исходящих документов осуществляется в соответствии с инструкциями по делопроизводству посредством электронной почты, почтовых отправлений, нарочным, а также с использованием факсимильного аппарата. При этом учет документов, направляемых факсимильной связью и электронной почтой, производится в традиционной форме.
Для работы с обращениями граждан во всех ТИК сформирована Рабочая группа, которую по Положению, утвержденному ТИК, как правило, возглавляет секретарь ТИК. Для регистрации обращений предусмотрен отдельный журнал, оформленный по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству. В настоящее время накопление документов в указанном направлении отсутствует в связи с тем, что ТИК сформированы в декабре 2010 года.
Во всех ТИК оформление большинства документов возложено на секретаря ТИК и соответствует требованиям, которые предъявляются инструкциями по делопроизводству ТИК к подготовке и оформлению документов. Документы ТИК оформляются на бланках с изображением герба Ямало-Ненецкого автономного округа в одноцветном варианте, которые в большинстве ТИК изготавливаются посредством оперативной полиграфии, а в ТИК Приуральского района - типографским способом, и содержат в себе все необходимые реквизиты. В ТИК Приуральского района бланки документов пронумерованы с обратной стороны и учитываются в журналах учета и выдачи бланков с изображением герба Ямало-Ненецкого автономного округа.
Несмотря на положительную оценку ведения делопроизводства, в ТИК города Нового Уренгоя, Муравленко, Ноябрьска, Пуровского района не установлен график приема граждан.
Заседания всех ТИК планируются и проводятся в соответствии с планами работы, утверждаемыми на полугодие.
Подготовка проекта повестки дня и материалов по рассматриваемым вопросам осуществляется секретарем ТИК, как правило, за 5 - 6 дней до заседания ТИК. К заседаниям для каждого из членов комиссии формируются идентичные комплекты документов по вопросам, включенным в повестку дня заседания, которые направляются членам ТИК по электронным адресам (при их наличии), а также предлагаются для ознакомления в ТИК не позднее чем за 3 дня до заседания. Проекты решений по финансовым вопросам визируются бухгалтером ТИК, вопросы, относящиеся к деятельности рабочих групп, - руководителем соответствующей рабочей группы.
Решения ТИК подписываются председателем и секретарем и оформляются в виде решений.
Протоколы заседаний ТИК ведутся как в краткой, так и в подробной форме с учетом рассматриваемого вопроса и формируются в дело отдельно от других документов вместе с решениями комиссий.
В большинстве ТИК ведение подробного протокола не представляется возможным в связи с отсутствием технической оснащенности. В связи с чем полагаем целесообразным планирование расходов ТИК на указанные цели.
Постановку на контроль документов, контроль за их исполнением в ТИК организует секретарь в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и установленным в ней перечнем контрольных документов. При этом формой ведения контроля, как правило, является журнал входящей корреспонденции. Постановка документа на контроль производится одновременно с внесением резолюции председателя, снятие - по окончании исполнения документа. В ТИК города Губкинского наряду с журнальной формой осуществления контроля за исполнением документов используются также контрольные карточки, которые, в свою очередь, составляют картотеку контроля документов. Необходимо отметить, что информирование председателей ТИК о выполнении поручений, в том числе о ходе исполнения документов, поставленных на контроль, производится незамедлительно по мере исполнения. Результаты документооборота в ТИК ежемесячно фиксируются в статистических справках, а по результатам квартала готовится аналитическая справка, формы которых установлены инструкциями по делопроизводству.
Несмотря на рекомендации Избирательной комиссии автономного округа, ведение кадрового делопроизводства, в том числе ведение трудовых книжек, также возложено на секретаря ТИК.
Должностные инструкции работников аппаратов ТИК разработаны и утверждены председателями ТИК, работники с ними ознакомлены.
В трудовые книжки председателя и секретаря ТИК, бухгалтера ТИК внесены необходимые сведения. Ответственному за ведение трудовых книжек следует иметь в виду, что запись в трудовой книжке заверяется подписью и печатью только при увольнении работника, каждую запись заверять не следует.
Отдельного внимания заслуживает вопрос хранения документов ТИК.
В большинстве ТИК кабинеты секретаря, который является ответственным за делопроизводство, текущее хранение документов ТИК в полной мере соответствует нормам, в частности все кабинеты оборудованы сейфами для хранения печатей и штампов, а также шкафами для хранения дел. Печать с изображением герба Ямало-Ненецкого автономного округа изготовлена в соответствии с постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 02 декабря 2010 года N 119/720, хранится в сейфе у председателя ТИК. Печати и штампы без изображения герба, изготовленные в соответствии с постановлением Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 декабря 2010 года N 121/733, хранятся у секретаря ТИК. Ведется журнал учета печатей и штампов.
Неудовлетворительным является организация хранения документов в ТИК города Муравленко и ТИК города Ноябрьска, где документация хранится на открытых полках с возможностью постоянного свободного доступа. Указанные проблемы в названных ТИК обусловлены отсутствием должного внимания со стороны глав муниципальных образований к вопросу организационно-технического обеспечения ТИК. Наряду с ТИК города Муравленко, в ТИК Ямальского района, ТИК Приуральского района отсутствует специальное помещение для хранения архивных документов ТИК, что создает дополнительные проблемы в организации делопроизводства в ТИК. В остальных ТИК имеются специально оборудованные помещения, оснащенные либо сигнализацией, либо сдающиеся под охрану, либо опечатываемые. В указанных помещениях наряду с архивной документацией хранится и технологическое оборудование, которое поставлено на забалансовый учет в каждой ТИК.
В большинстве ТИК, за исключением ТИК города Нового Уренгоя, передача технологического оборудования в период проведения каждой избирательной кампании производится по акту приема-передачи, который подписывается председателем ТИК и председателем УИК. Возврат оборудования в ТИК производится в том же порядке по окончании избирательной кампании. В случае передачи на ответственное хранение в межвыборный период оборудования в организации, где располагаются избирательные участки, между ТИК и ответственным должностным лицом указанной организации заключается договор ответственного хранения. По окончании избирательной кампании в процессе подписания акта приема-передачи из УИК в ТИК проводится анализ состояния технологического оборудования на предмет его пригодности либо наличия повреждений, о чем также составляется акт, являющийся в дальнейшем основанием к обращению в Избирательную комиссию Ямало-Ненецкого автономного округа о списании технологического оборудования.
При этом в практике учета и хранения технологического оборудования существует отрицательный опыт: в ТИК Ямальского района ввиду отсутствия специального помещения, предоставленного для этих целей главой муниципального образования, технологическое оборудование хранится в неотапливаемой хозяйственной постройке председателя ТИК, что не соответствует условиям хранения и может привести к досрочному износу оборудования; в ТИК города Нового Уренгоя до настоящего времени не составлялись акты приема-передачи технологического оборудования между ТИК и УИК, а также между ТИК и организацией, куда передается оборудование на временное хранение в межвыборный период, что является недопустимым и подлежит немедленному устранению.
Во всех проверяемых ТИК налажено взаимодействие с отделами Службы по делам архивов в Ямало-Ненецком автономном округе (далее - муниципальный архив) в муниципальных образованиях. Своевременно производится формирование дел, проводится экспертиза ценности документов и оформление дел для передачи на архивное хранение. Основная трудность, с которой сталкиваются ТИК в ходе работы, - отсутствие финансирования для проведения переплетных работ для подготовки передачи дел в архив и, кроме того, для проведения уничтожения документов по истечении их срока хранения. В связи с чем целесообразно планирование расходов в смете ТИК и на указанные цели.
На основании распоряжения Председателя Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 марта 2011 года N 14-р организована опытная зона для обработки технологии двухстороннего электронного документооборота по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" между Избирательной комиссией автономного округа и ТИК. В соответствии с планом организационно-технических мероприятий опытной зоны по двухстороннему обмену корреспонденцией в ТИК проведены необходимые настройки. Совместно с секретарями проведена регистрация входящих и исходящих документов (создание РК с внесением всех необходимых реквизитов, прикрепление файлов, внесение резолюции, постановка документа на контроль и снятие его с контроля при исполнении, связка документов, списание документа в дело), отправка и прием корреспонденции посредством ПИ "Дело". Отрицательным является то, что местом расположения АРМа по приему и отправке корреспонденции в настоящее время является помещение ГАС "Выборы" в ТИК, а также отсутствие сканера, прикрепленного к АРМу. Все это не позволит использовать ПИ "Дело" секретарями ТИК эффективно и на должном уровне, поскольку рабочее место секретаря ТИК расположено за пределами помещения ГАС "Выборы", а отсутствие сканера не позволит проводить регистрацию документов в установленном порядке, а также производить их отправку.
В целом по результатам проведенной проверки можно отметить удовлетворительную работу ТИК по ведению делопроизводства, использованию технологического оборудования и его хранению.
Хранение документов и информационных ресурсов ГАС "Выборы", содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию, осуществляется только на предварительно учтенных машиночитаемых и бумажных носителях. Хранение машинных и бумажных носителей с персональными сведениями об избирателях, участниках референдума на всех КСА ТИК, за исключением ТИК Надымского района, хранятся в закрываемых шкафах. Учет указанных носителей информации системными администраторами ведется в журнале установленной формы отдельно от других документов.
Машинные и бумажные носители информации, содержащие персональные данные и иную конфиденциальную информацию, уничтожаются путем сжигания, о чем составляется соответствующий акт. Ключевые носители и средства идентификации хранятся в сейфах. Сейф имеется в каждой ТИК Ямало-Ненецкого автономного округа и находится в помещении для размещения КСА ТИК ГАС "Выборы" под контролем у системного администратора. Учет носителей и средств идентификации ведется в журнале установленной формы отдельно от других документов.
Эксплуатационная документация, определяющая состав КСА ТИК, сгруппирована и хранится в шкафах. Эксплуатационная документация в части защиты информации в соответствии с требованиями Порядка регистрации в избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации и территориальных избирательных комиссиях документов, содержащих информацию конфиденциального характера, регистрируется в книге учета документов ГАС "Выборы", имеющих конфиденциальный характер, и хранится отдельно в сейфе.
На КСА ТИК имеются еженедельные резервные страховые копии баз данных в режиме архивного хранения. Для сохранения баз данных и архивирования используется внешний DVD-накопитель со сменными компакт-дисками типа DVD-RW, которые учтены в журнале установленной формы. Кроме этого, архивные копии хранятся на АРМ-2.
Имеющиеся эталонные копии программного обеспечения хранятся в сейфе и учитываются по инвентаризационной описи. Часть программного обеспечения в части защиты информации зарегистрирована в книге учета документов ГАС "Выборы", имеющих конфиденциальный характер.
Информационная безопасность на КСА ТИК обеспечивается комплексом программно-технических средств и организационных мер защиты, реализующих:
- защиту информации от НСД;
- криптографическую защиту данных, передаваемых по КС;
- антивирусную защиту ПТС КСА.
Все настройки на КСА ТИК программно-технических средств выполнены в соответствии с требованиями, и имеются в наличии копии документов, определяющие организационные меры защиты.
Охранная и пожарная сигнализации установлены. На окнах установлены решетки или рольставни. В помещениях ТИК имеется углекислотный огнетушитель.
При этом необходимо отметить следующие недостатки:
в ТИК города Губкинского не установлена охранная сигнализация. Серверный шкаф установлен в соседнем помещении, где не соблюдается температурный режим и в котором также расположен архив;
в ТИК Надымского района серверный шкаф с оборудованием КСА ТИК ГАС "Выборы" Надымского района установлен рядом с входом в выделенное помещение за его пределами, что не соответствует требованиям;
в помещении для размещения оборудования КСА ТИК ГАС "Выборы" города Муравленко находится рабочее место бухгалтера, что запрещено требованиями к выделяемым помещениям.
Ни в одной ТИК не выявлено подключения к сети "Интернет" или другим общедоступным сетям.
В целях усовершенствования работы по рассматриваемым вопросам необходимо:
1.Решить вопрос об установке АРМ ГАС "Выборы" для использования ПИ "Дело" в помещении, где расположено рабочее место секретаря, оснастив его сканером большой пропускаемой способности и возможностью точного распознания текста документа, при этом соблюдая требования для помещений, в которых устанавливается оборудование ГАС "Выборы".
2.Территориальным избирательным комиссиям:
2.1.Регулярно, не менее одного раза в год, а при наличии выборных кампаний - до и после завершения кампании проводить инвентаризацию технологического оборудования с составлением акта имеющегося износа, потребности технологического оборудования и направлять указанные документы в Избирательную комиссию автономного округа.
2.2.Совершенствовать ведение делопроизводства и работу по подготовке и передаче документов ТИК в муниципальные архивы.
3.Предложить главам муниципальных образований город Муравленко, Ямальский район, Приуральский район в ближайшее время решить вопрос с обеспечением ТИК помещениями для хранения технологического оборудования и архивной документации.
4.Усовершенствовать форму акта об уничтожении носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию, в части описания уничтожаемых документов, и носителей с целью однозначного определения уничтожаемых магнитных носителей и бумажных документов с приложениями.
На основании изложенного, в соответствии со статьей 16 Закона Ямало-Ненецкого автономного округа "Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Ямало-Ненецком автономном округе" Избирательная комиссия Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
1.Информацию секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасовой о результатах проверки документационного обеспечения, порядка формирования документов для передачи в архив, ведения персональных данных об избирателях, участниках референдума, учета технологического оборудования в территориальных избирательных комиссиях принять к сведению.
2.Территориальным избирательным комиссиям:
2.1.Регулярно, не менее одного раза в год, а при наличии выборных кампаний - до и после завершения кампании проводить инвентаризацию технологического оборудования с составлением акта имеющегося износа, потребности технологического оборудования и направлять указанные документы в Избирательную комиссию автономного округа.
2.2.Совершенствовать ведение делопроизводства и работу по подготовке и передаче документов ТИК в муниципальные архивы.
3.Секретарю Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасовой при разработке Инструкции по делопроизводству Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа учесть форму акта об уничтожении носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию.
4.Обратиться в ФЦИ при ЦИК России с ходатайством о решении вопроса об установке АРМ ГАС "Выборы" для использования ПИ "Дело" в помещении, где расположено рабочее место секретаря, и оснащении его сканером большой пропускаемой способности с возможностью точного распознания текста документа.
5.Работникам информационного центра Аппарата Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, исполняющим обязанности системных администраторов ТИК города Губкинского, Надымского района совместно с председателями ТИК незамедлительно принять меры к устранению указанных в информации недостатков.
6.Предложить главам муниципальных образований Ямальский район, Приуральский район до 1 июня 2011 года решить вопрос с обеспечением ТИК помещениями для хранения технологического оборудования и архивной документации либо разработать предложения по решению указанного вопроса и представить их в Избирательную комиссию Ямало-Ненецкого автономного округа.
7.Предложить главе муниципального образования город Муравленко до 1 июня 2011 года решить вопрос с обеспечением ТИК дополнительными помещениями, в том числе для размещения рабочего места бухгалтера, а также для хранения технологического оборудования и архивной документации либо разработать предложения по решению указанного вопроса и представить их в Избирательную комиссию Ямало-Ненецкого автономного округа.
8.Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии, главам муниципальных образований город Губкинский, город Муравленко, Ямальский район, Приуральский район, Надымский район.
9.Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа".
10.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа И.М.Горелика и секретаря Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа О.А.Тарасову.
Председатель
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
А.Н.ГИБЕРТ
Секретарь
Избирательной комиссии
Ямало-Ненецкого автономного округа
О.А.ТАРАСОВА